- Windykacja to proces odzyskiwania należności, który może być prowadzony samodzielnie lub przez firmę zewnętrzną, zawsze w granicach prawa.
- Wyróżnia się różne rodzaje windykacji, m.in. miękką (kontakty telefoniczne, negocjacje), twardą (sąd, bazy dłużników), terenową (wizyty windykatora) oraz egzekucyjną (z udziałem komornika).
- Proces windykacji rozpoczyna się od działań polubownych, takich jak przypomnienia i wezwania do zapłaty, które często skutkują uregulowaniem należności.
- Jeśli dłużnik nie reaguje, sprawa może trafić do sądu, który wydaje nakaz zapłaty, a w razie dalszego braku spłaty – do komornika zajmującego majątek dłużnika.
- Wierzyciel ma prawo do naliczania odsetek i kar za opóźnienie, a dłużnik może zostać wpisany do rejestru dłużników, co często skłania go do spłaty.
- Jeśli egzekucja komornicza nie przynosi skutku, wierzyciel może sprzedać dług firmie windykacyjnej, odzyskując w ten sposób część należności.
Masz problem z uzyskaniem zapłaty za produkty, usługi lub z innego tytułu? W takim razie rozpocznij windykację. To działania, dzięki którym możesz odzyskać należność. Na proces windykacji składają się różne czynności, z których część może się wiązać z poniesieniem kosztów. Jak to przebiega? Co to jest windykacja?
Co to jest windykacja?
Pojęcie to pochodzi od łacińskiego słowa „vindicatio” i oznacza dochodzenie roszczeń. To czynności prawne i procesowe, które podejmuje się w celu odzyskania należności, przy czym mowa wyłącznie o działaniach zgodnych z prawem. Przeważnie windykację prowadzą firmy w stosunku do konsumentów lub przedsiębiorstw. Wiele firm zleca takie prace zewnętrznym podmiotom, które na określonych warunkach odzyskują dług. Mogą one prowadzić cały proces windykacji od początku do końca. Od działań polubownych, takich jak negocjacje z dłużnikiem, aż po złożeniem pozwu do sądu i wniosku o rozpoczęcie egzekucji do komornika.
Proces windykacji możesz rozpocząć od razu, kiedy minie termin płatności. Problem nieterminowego regulowania zobowiązań jest jednym z kluczowych w przypadku przedsiębiorstw. Najwięcej problemów mają małe i średnie biznesy, szczególnie przedsiębiorstwa handlowe i produkcyjne.
Rodzaje windykacji
W sieci, prasie czy innych mediach można się spotkać z wieloma podziałami windykacji, ze względu na organ który przeprowadza czynności, używane środki czy inne czynniki. Poniżej prezentujemy objaśnienia najczęściej spotykanych rodzajów windykacji:
- Windykacja miękka – są to działania stosunkowo łagodne, takie jak rozmowy telefoniczne, maile czy negocjacje.
- Windykacja twarda – działania mające większe konsekwencje dla potencjalnego dłużnika, takie jak skierowanie sprawy do sądu czy umieszczenie wpisów w bazach dłużników.
- Windykacja bezpośrednia – w tym przypadku chodzi o działania „twarzą w twarz” z dłużnikiem, na przykład w miejscu jego zamieszkania. Często spotykaną nazwą takich działań jest także windykacja terenowa.
- Windykacja zewnętrzna – polega ona na tym, że procedura windykacji jest prowadzona przez firmę zewnętrzną, a nie przez samego wierzyciela.
- Windykacja polubowna – taki rodzaj windykacji ma prowadzić do rozwiązania problemu zadłużenia drogą negocjacji, bez postepowania sądowego. Często pozwala ona na korzystne dla zadłużonego rozłożenie długu na raty.
- Windykacja sądowa – najczęściej dochodzi do niej, gdy skutku nie przyniesie windykacja polubowna. Ma ona miejsce gdy sprawa zostanie skierowana do sądu.
- Windykacja egzekucyjna – gdy do komornika zostanie skierowany wniosek o wszczęcie egzekucji, może on prowadzić działania mające na celu zajęcie majątku dłużnika i odzyskanie od niego długu.
Windykacja terenowa – co to jest?
Windykacja terenowa to po prostu działania windykacyjne „w terenie” czyli w miejscu zamieszkania, pracy i innych miejscach, gdzie windykator może spotkać dłużnika. Zwykle ma ona miejsce wtedy, gdy skutku nie przyniosą próby kontaktu za pośrednictwem telefonu czy poczty e-mail. Prawo dopuszcza próby kontaktu z dłużnikiem w ten sposób, o ile nie noszą one znamion nękania. Windykator terenowy nie może więc „odwiedzać” zadłużonego w późnych godzinach wieczornych czy kilka razy dziennie.
Windykator – kto to jest?
Windykator to osoba wynajęta przez wierzyciela. Jego celem jest odzyskanie wierzytelności od dłużnika. Najczęściej jest on pracownikiem firmy windykacyjnej, banku lub firmy pożyczkowej. Jego działania powinny prowadzić do przekonania zadłużonego do zwrotu należności. Muszą być one jednak zgodnie z prawem. Nie może on zastraszać, nękać czy grozić dłużnikowi. Nie ma on także uprawnień komornika, nie może więc prowadzić czynności z policją, nie może zajmować rzeczy czy pieniędzy zadłużonego albo bez pozwolenia wchodzić do jego domu.
Etapy postępowania windykacyjnego
Windykacja, choć często kojarzy się z komornikiem i sądem, rozpoczyna się od próby polubownego rozwiązania sprawy. Postępowanie windykacyjne rozpoczyna się zwykle od próby kontaktu z dłużnikiem i nakłonienia go do spłaty zadłużenia. Przed rozpoczęciem windykacji firmy często zgłaszają problemy z terminowym regulowaniem należności do baz dłużników, takich jak BIK. Postępowanie może trwać długo ze względu na często przedłużające się procedury, ale również fakt, że wiele firm zwleka z rozpoczęciem windykacji z obawy o pogorszenie relacji z klientem czy partnerem biznesowym.
Windykacja należności – działania polubowne
Klient przekroczył termin płatności? Zleceniodawca zwleka z opłaceniem faktury? Warto rozpocząć działania mające na celu opłacanie należności. Jeśli zlecasz działania firmie windykacyjnej, to przeważnie skorzysta ona ze wszystkich dostępnych form kontaktu. W przypadku gdy robisz to na własną rękę, postaw na taki kanał komunikacji, z jakiego dotychczas korzystaliście: telefon, e-mail, SMS, komunikator internetowy czy inny. Zdarza się, że firmy nie reagują na e-maile, a wystarczy jeden telefon, aby uzyskać zapłatę.
Jeśli pierwsza próba nie przyniesie efektu, spróbuj kolejny raz tego samego kroku. Jednocześnie napisz, jakie będą konsekwencje, w przypadku gdy nie otrzymasz należności. Gdy te działania nie poskutkują, wyślij oficjalne, pisemne wezwanie do zapłaty.
Ostateczne wezwanie do zapłaty
Przygotuj odpowiedni dokument i wyślij go ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Dzięki temu będziesz mieć poświadczenie, że dążyłeś do odzyskania długu bez wszczęcia postępowania sądowego. Jeśli jednak będziesz musiał wytoczyć proces, jednym z potrzebnych dowodów będzie właśnie potwierdzenie wysłania ostatecznego wezwania do zapłaty.
Taki dokument powinien zawierać dane adresowe dłużnika i Twoje, a także informacje identyfikujące należność – numer faktury, kwoty netto i brutto, termin zapłaty. Określ, ile czasu dajesz dłużnikowi na uregulowanie płatności, np. 14 dni, i co się stanie, jeśli nie wywiąże się on z zobowiązania w terminie. Często skuteczne jest poinformowanie, że zgłosisz dłużnika do baz dłużników. Widmo negatywnego wpisu w BIG czy BIK powinno skłonić zadłużonego do zapłaty.
Wezwanie może zawierać również informację o konieczności zapłacenia kary przez dłużnika za przeterminowaną płatność. Tej możesz oczekiwać nawet, jeśli opóźnienie wynosi jeden dzień. Jak wynika z art. 10 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, masz prawo uzyskać 40 euro z tytułu nieterminowej spłaty, jeśli wartość należności wynosi do 5 tys. zł, 70 euro, gdy jest to powyżej 5 tys. zł, a nie więcej niż 50 tys. zł, zaś 100 euro, gdy kwota przekracza 50 tys. zł. Do tego dochodzą odsetki za opóźnienie. W przypadku podmiotów publicznych leczniczych wynoszą obecnie 14,75%, a pozostałych – 16,75%.
Windykacja terenowa
Ten punkt nie jest stosowany zawsze, ale również bywa bardzo skuteczny. Windykację terenową można prowadzić od samego początku lub zdecydować się na nią, gdy próby innego kontaktu zawodzą. Polega ona na próbach kontaktu z dłużnikiem twarzą w twarz w celu przekonania go do zwrotu należności. Także może być prowadzona przez firmy zewnętrzne. Firmy decydują się na nią, ponieważ chcą uniknąć postępowania sądowego i egzekucji komorniczej, ponieważ mogą się one ciągnąć bardzo długo. Jeśli żadna z prób polubownego rozwiązania sytuacji nie daje jednak rezultatu, konieczne może się okazać przekazanie sprawy do sądu.
Windykacja długów – postępowanie sądowe
Jeśli podjęte czynności windykacyjne okażą się nieefektywne, kolejnym krokiem jest postępowanie sądowe. O ile uzyskasz pomyślny wyrok, środki na spłatę zadłużenia może odzyskać komornik z majątku dłużnika. Możesz skierować sprawę do sądu tradycyjnego lub internetowego – EPU (Elektronicznego Postępowania Upominawczego). Rocznie za pośrednictwem EPU rozstrzyganych jest około 250 tys. spraw, a powstało ono głównie po to, aby odciążyć tradycyjne sądy i przyspieszyć podejmowanie decyzji.
Wejdź na stronę e-sad.gov.pl/ i złóż pozew. Musisz dodać informacje o dowodach i opisać sprawę. Najlepiej jeśli na tym etapie poprosisz o pomoc prawnika, gdyż jeśli popełnisz błąd, pozew zostanie odrzucony i stracisz kolejne miesiące. Strony postępowania nie są zobowiązane do pojawienia się w sądzie – są informowane o wyroku.
Nadanie klauzuli wykonalności
Kiedy zapadnie wyrok, trzeba mu nadać klauzulę wykonalności – złóż o nią wniosek do sądu. Wtedy będziesz mieć już wszystko, czego potrzebujesz, aby komornik rozpoczął egzekucję. Ma on duże uprawnienia – może m.in. zająć konto dłużnika, jego nieruchomości, ruchomości. Jego celem jest znalezienie środków na pokrycie długu. To jednak nie oznacza, że może pobrać każdą kwotę należącą do dłużnika czy odebrać wszystkie rzeczy, które składają się na jego majątek. Przepisy przewidują ograniczenia.
Egzekucja komornicza
Jeśli wszystko pójdzie po Twojej myśli, sąd wyda nakaz zapłaty długu z odsetkami i kosztami postępowania. To jednak nie oznacza, że dłużnik uiści płatność. Nawet decyzja sądu może go nie przekonać. Należy również pamiętać, że jeśli dłużnik nie wykazuje dochodów, a jego majątek nie jest wystarczający do pokrycia zadłużenia, komornik może nie być w stanie wyegzekwować spłaty. Komornik nie może również zabrać całej pensji dłużnika. W polskim porządku prawnym funkcjonuje bowiem kwota wolna od zajęcia komorniczego.
Odzyskanie całości długu może nie być możliwe nawet w przypadku uzyskania pozytywnego wyroku sądu i wszczęcia egzekucji komorniczej. Dlatego niektórzy wierzyciele decydują się sprzedać dług firmom, które je odkupują i płacą tylko część kwoty należności wynikającej z dokumentów. Jest to sposób na szybkie odzyskanie przynajmniej części należności bez oczekiwania wielu miesięcy czy lat na odzyskanie całości długu.