Diety krajowe w podróżach służbowych w 2018 roku

W poniższym tekście skupimy się na istocie stawek diet krajowych, a także przepisach dotyczących bieżącego roku.

Istnieją profesje, które ściśle wiążą się z podróżami służbowymi po kraju i za granicę. Mowa nie tylko o prywatnych przedsiębiorstwach, ale przede wszystkim o sektorze publicznym. Mało ważna w tej materii jest wielkość firmy, najbardziej liczy się bowiem model pracy i specyfika danej branży. Zgodnie z przepisami polskiego prawa, za każdy wyjazd w ramach obowiązków zawodowych pracownikowi przysługuje dieta oraz zwrot kosztów.

Stawki diet krajowych mogą w każdej chwili ulec zmianie, dlatego tak ważne dla samych właścicieli działalności gospodarczych, jak i pracowników jest śledzenie najnowszych regulacji.

Diety krajowe - czym są?

Jest to rekompensata pieniężna za czas poświęcony na podróż służbową w terminie i do miejsca wyznaczonego przez pracodawcę, koniecznie poza obszarem, na którym pracownik na co dzień wykonuje swoje zadania. Wyjazdy w tzw. delegację są nieodłączną częścią wielu zawodów, m.in. pracowników administracji samorządowej i rządowej, uczelni wyższych, nauczycieli itp.

Dieta w delegacji a prawo

Kwestię tę normuje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Regulacje te dotyczą jednak nie tylko tzw. budżetówki, ale także innych, często prywatnych przedsiębiorstw. Mamy w tym przypadku do czynienia z rozszerzoną interpretacją przepisów. Wyznaczają one pewne standardy, które powinny być stosowane także w sferze prywatnego biznesu. Resortowe rozporządzenie jest bowiem efektem innego, wprowadzonego w latach 70. przepisu kodeksu pracy.

Diety krajowe w prawie pracy

Kodeks ustanawia, że pracownicy, którzy wykonują na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której ulokowana jest siedziba przedsiębiorstwa albo stałym miejscem codziennej pracy, mają prawo do uzyskania należności na pokrycie kosztów związanych z wyjazdem służbowym. Przepisy nie dosłownie, ale jednak sugerują, że właściciele firm powinni respektować normy prawne w regulaminach wynagrodzeń czy wewnętrznych zasadach lub po prostu zwyczajach danej organizacji.

Dieta delegacja - jakie stawki?

W tym roku, podobnie jak w poprzednich latach, dieta w delegacji wynosi 30 złotych, przy ryczałcie za nocleg - 45 złotych, a przy ryczałcie za dojazdy 20% diety pełnej, czyli 6 złotych. Całkowita wysokość uzależniona jest od wielu czynników, w tym długości podróży. W niektórych okolicznościach zwrot pieniędzy nie przysługuje. Poniżej podajemy szczegółowe przykłady takich sytuacji. Warto dodać, że o ryczałcie za usługi hotelowe mówimy tylko wtedy, gdy trwał więcej niż 6 godzin, a odpoczynek zaplanowano na godziny od 21:00 do 7:00. Pracodawca wysyłający osobę zatrudnioną w podróż służbową może jednak zakwestionować zasadność wypłacenia ryczałtu w momencie, gdy uzna, że mogła ona nocować w domu. Muszą wystąpić jednak obiektywne przesłanki takie jak racjonalna odległość od miejsca zamieszkania czy możliwości komunikacyjne.

Wysokość diety a niepełna doba

Kluczowym aspektem przy obliczaniu tego, ile wynoszą diety krajowe, jest długość podróży służbowej. Jeśli trwa ona mniej niż pełną dobę istnieją trzy różne warianty obliczeń. W przypadku wyjazdu poniżej 8 godzin dieta w ogóle nie przysługuje, od 8 do 12 godzin pracownik otrzymuje połowę pełnej diety, czyli 15 złotych. Powyżej 12 godzin jest uprawniony do uzyskania pełnej diety.

Podróż powyżej doby - jaka przysługuje dieta?

Do podobnych dylematów dochodzi w przypadku wyjazdu trwającego powyżej doby. Diety krajowe kształtują się tak różnie, że tylko przepisy mogą zaprowadzić w tym temacie porządek. Określają one, że pracownikowi wyjeżdżającemu zawodowo na dłużej niż dobę przysługuje pełna dieta w delegacji za każdy dzień, podobnie jest w przypadku przebywania w podróży służbowej dłużej niż 8 godzin, ale za niepełny dzień, czyli podróż trwającą 8 godzin lub krótszą zatrudniony dostaje już tylko 50% diety.

Kiedy diety krajowe nie przysługują?

Okazuje się, że nie są to wyjątkowe sytuacje, lecz takie, w których może znaleźć się każdy pracownik. Dieta w delegacji nie należy się na przykład wtedy, gdy osoba zatrudniona została wysłana w podróż służbową do miejscowości, w której posiada mieszkanie lub miejsce pobytu stałego albo tymczasowego. Podobnie w przypadku, gdy nie zamierza przebywać w lokalizacji wyznaczonej przez pracodawcę albo otrzyma na miejscu opiekę, pełne wyżywienie i nocleg. Diety nie wypłaca się ponadto za dni spędzone w drodze. Dla przykładu, pracownik wraca z dalekiej wyprawy trwającej kilka dni roboczych i żąda od pracodawcy wypłacenie diety za dzień, w którym był w trasie, ale nie realizował służbowych obowiązków. Wówczas przełożony może zrekompensować jedynie koszt paliwa i amortyzacji pojazdu.

Dodatkowy zwrot

Z dietą krajową za służbowe wyjazdy wiążą się także poboczne opłaty, czyli m.in. zwrot kosztów wyżywienia oraz podróży. Co ważne, to pracodawca określa, jakim środkiem transportu ma przemieszczać się do miejsca pobytu pracownik i na tej podstawie wylicza zwrot wydanej przez niego kwoty.

Jak wyliczć koszt podróży?

Wysokość zwrotu uzależniony jest od wartości stawki diety za delegację. Pracownik może ubiegać się od pracodawcy zwrotu kosztów za nocleg, o ile ma stosowne faktury, rachunki czy inne potwierdzenie. O jaką kwotę ma prawo się starać? Okazuje się, że zwrot może sięgnąć nawet dwudziestokrotność stawki diety za jedną dobę, czyli aż 600 złotych. W momencie, gdy zatrudniony nie posiada żadnego dokumentu potwierdzającego skorzystanie z usług hotelarskich, przysługuje mu ryczałt w maksymalnej wysokości 150% diety, czyli 45 złotych.

Zwrot za komunikację

Ciekawie wygląda także kwestia zwrotu środków za przejazdy komunikacją miejską i krajową, dzięki której pracownik jest w stanie dotrzeć do miejsca swojego pobytu służbowego. Maksymalnie jest to 6 złotych, o czym wspomniano już w poprzednich akapitach. Odstępstwa od tej zasady zachodzą jedynie, gdy zatrudniony sam zrezygnuje z pobrania pieniędzy lub pracodawca ma pewność, że pracownik w rzeczywistości nie zapłacił za przejazd, lecz dostał się do danego punktu w inny sposób, który nic go nie kosztował. Widzimy więc, że możliwości jest wiele, a rozpatrywanie wszystkich okoliczności w przypadku mnóstwa wyjazdów służbowych w większych instytucjach czy firmach jest zadaniem skomplikowanym logistycznie i matematycznie.

Brak pieniędzy na wyjazd

Co z pracownikami, którzy nie mają możliwości zapłaty za podróż? Mówiąc bowiem o zwrotach mamy na myśli kwoty, które otrzymają dopiero po powrocie z wyjazdu, już po rozliczeniu wszelkich kosztów i zebraniu potwierdzeń. Bywają jednak sytuacje, w których zatrudniona osoba nie jest w stanie sama sfinansować podróży służbowej. W takich wypadkach może zaapelować do pracodawcy o zaliczkę, której wysokość rozsądnie oszacowana przez właściciela firmy lub przełożonego, który podejmuje ostateczną decyzję.