Diety zagraniczne - ryczałty przysługujące z tytułu podróży zagranicznej w 2018 roku

Podróże służbowe w wielu zawodach, zarówno w sferze prywatnej, jak i publicznej, są dziś normą. Stajemy się obywatelami świata, a działając w firmach, które przeprowadzają transakcję z zagranicznymi przedsiębiorstwami, chcąc nie chcąc prędzej czy później zostajemy wysłani w delegację do innego kraju.

Na szczęście prawodawca przewidział ten fakt w polskich przepisach. Dzięki temu pracownicy udający się w zagraniczną podróż służbową mogą liczyć na pewnego rodzaju rekompensatę finansową, a także zwrot kosztów wyżywienia czy przejazdu.

O czym mowa?

Z pewnością każdy z nas słyszał o delegacji, czyli wyjeździe organizowanym w ramach obowiązków służbowych i z polecenia przełożonego. Ze zjawiskiem tym spotykamy się zarówno w sektorze prywatnych przedsiębiorstw, głównie korporacji oraz większych firm prowadzących interesy z partnerami z innego kraju i nie tylko, a także wtedy, gdy mówimy o instytucjach publicznych. Bardzo często na zagraniczny wyjazd decydują się urzędnicy, wykładowcy uczelni wyższych, a także przedstawiciele służb mundurowych i wielu innych. Celem podróży jest oczywiście zrealizowanie zawodowych planów, może to być udział w sympozjum naukowym, wizyta w mieście partnerskim czy szkoleniach, wykładach lub seminariach.

Wyjazdy służbowe na gruncie prawa

Kwestia diety zagranicznej uregulowana jest w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Z wymienionego przepisu nie wynika konieczność stosowania tej normy w przypadku firm znajdujących się w rękach prywatnych właścicieli. Tę materię określają bowiem przepisy Kodeksu Pracy, które nie pozostawiają złudzeń, że przedsiębiorca ma obowiązek zapłaty pracownikowi diety, a także zwrotu kosztów za wyjazd zorganizowany w ramach obowiązku służbowego. Ponadto, zasada ta powinna być uściślona w wewnętrznym regulaminie danego podmiotu, a także w dokumentach dotyczących wypłaty wynagrodzenia.

Dieta zagraniczna - co warto wiedzieć?

Wysokość diety zagranicznej kształtuje się niemal identycznie jeśli mówimy zarówno o sferze budżetowej, jak i prywatnej. W tej pierwszej jednak niezwykle rzadko dochodzi do przyznania wyższego świadczenia niż wynika to z aktów prawnych, w drugiej natomiast sytuacje takie zdarzają się częściej, jako pewnego rodzaju dodatek motywacyjny dla zatrudnionego. Trzeba bowiem pamiętać, że diety zagraniczne to tak naprawdę zapłata za czas i pracę, którą podwładny wykonałby normalnie we własnym miejscu zamieszkania czy w siedzibie firmy. Wyjazd wiąże się z kolei z pewnym wysiłkiem logistycznym, fizycznym finansowym, szczególnie wtedy, gdy mówimy o delegacji do dalekich i nieco egzotycznych krajów. Pracownik zazwyczaj nie ma prawa odmówić podróży, a sam wyjazd odbywa się w czasie i do miejsca wskazanego przez przedsiębiorcę. Co więcej, może on nawet określić pożądany środek transportu i wiele innych szczegółów samej podróży.

Nie tylko diety zagraniczne

Okazuje się, że prócz diety pracownik może otrzymać od właściciela firmy wiele innych środków. Wspomniane już rozporządzenie określa, że zatrudniony ma prawo dostać także zwrot kosztów za przejazdy, dojazdy środkami komunikacji miejscowej, nocleg oraz inne niezbędne, uzasadnione i udokumentowane wydatki, a w szczególności te, które narzuca sam pracodawca.

Delegacja zagraniczna dieta - od czego zależy?

Wysokość diety zagranicznej jest ustalana na podstawie wielu czynników i okoliczności. Jednym z najważniejszych jest kraj, do którego wyjechał pracownik. Istotna jest ponadto długość podróży. Okazuje się bowiem, że inaczej nalicza się diety zagraniczne w przypadku, gdy zatrudniony przebywał na niej niepełną dobę, a zupełnie inne zasady stosuje się do wyprawy, która trwa ponad dobę. O jakich proporcjach mówimy? Za delegację poniżej 8 h pracownikowi przysługuje ⅓ diety, od 8 do 12 h - połowa świadczenia, ponad 12 h natomiast może starać się o pełną wysokość diety zagranicznej. 

Co może pracodawca?

To do zatrudniającego w przypadku podróży służbowej należy wybór miejsca, a także rodzaju transportu, jakim będzie przemieszczać się pracownik. Regulacje prawne określają, że pracodawca może zdecydować nawet o tym, jaką klasą pociągu ma podróżować osoba wysłana na zagraniczny wyjazd w ramach obowiązków zawodowych wobec swojej firmy. Co prawda, pracownik, który nie dostosuje się do wytycznych nie traci szans na dietę. Ta jest bowiem niezależna od kosztów dojazdu czy wyżywienia. Niemniej jednak pracodawca ma prawo nie zwrócić mu środków, które poniósł w związku z przejazdem.              

Na jakie kwoty można liczyć?

Obecny ryczałt funkcjonuje od 1 marca 2013 roku, czyli nie zmienił się ani o grosz od momentu wydania ministerialnego rozporządzenia. Diety zagraniczne oblicza się zawsze według waluty kraju, do którego udał się pracownik. Dla przykładu, najniższa dieta za wyjazd do Austrii wynosi 52 euro, Czech 41, Francji 50, Hiszpanii 50, Niemiec 49, Stanów Zjednoczonych Ameryki 59 dolarów, a do Szwajcarii 88 franków. Każdą z tych kwot należy oczywiście przeliczyć na złotówki według kursu.

Za co zwrot?

Jak już wspomniano, oprócz diety zagranicznej pracownik ma prawo żądać od pracodawcy zwrotu poniesionych kosztów m.in. za nocleg, wyżywienie, podróż komunikacją itp. Istotne jest to, że każdy wydatek musi zostać potwierdzony stosownym rachunkiem, fakturą czy innym potwierdzeniem. Bez dowodu właściciel firmy może odmówić wypłaty pełnej kwoty, zatrudnionemu przysługuje jedynie pewien procent. W przypadku tzw. ryczałtu za dojazd autobusem czy pociągiem pracownik może starać się o uzyskanie kwoty pomniejszonej o 20% wartości diety. Warto dodać, że w sytuacji, gdy zatrudniony ma zapewniony nocleg, przełożony nie ma obowiązku zwracać kosztów. Dochodzi do tego nawet wtedy, gdy pracownik nie przyznaje się do tego, ale pracodawca ma pewne podejrzenia, które jest w stanie udowodnić.

Koszty wyżywienia

Bardzo często pracownik nie ma zapewnionego wyżywienia i musi zorganizować je samodzielnie. Jeśli szef, który wysłał go w podróż służbową, nie zadba o posiłki, zatrudnionemu przysługuje zwrot środków za nie. Normy prawa dokładnie regulują minimalną wysokość kwoty. Za śniadanie pracownik może otrzymać zwrot równowartości 15% diety, za obiad 30%, podobnie za kolację. Dodatkowo, pracownikowi przysługuje 25% minimalnej diety na tzw. inne wydatki. Mowa m.in. o wodzie mineralnej, napojach, słodyczach itp, które nie wchodzą w zakres żadnego z trzech wymienionych posiłków.

Pusty portfel na wyjazd?

Nieraz dochodzi do sytuacji, że pracownik nie posiada kapitału, aby wyruszyć w podróż. Dietę, zwrot oraz właściwe wynagrodzenie otrzymuje zazwyczaj dopiero po powrocie i rozliczeniu wszelkich kosztów. Tymczasem musi przecież najpierw sporo wydać na wyjazd. W takich wypadkach może wnioskować do pracodawcy o częściową zaliczkę, a ten ma obowiązek wspomóc finansowo podwładnego, którego wysyła za granicę.