Masz problem z uzyskaniem zapłaty za produkty, usługi lub z innego tytułu? W takim razie rozpocznij windykację. To działania, dzięki którym możesz odzyskać należność. Na proces windykacji składają się różne czynności, z których część może się wiązać z poniesieniem kosztów. Jak to przebiega? Co to jest windykacja?
Windykacja – co to?
Pojęcie to pochodzi od łacińskiego słowa „vindicatio” i oznacza dochodzenie roszczeń. To czynności prawne i procesowe, które podejmuje się w celu odzyskania należności, przy czym mowa wyłącznie o działaniach zgodnych z prawem. Przeważnie windykację prowadzą firmy w stosunku do konsumentów lub przedsiębiorstw. Nie musisz tego robić na własną rękę. Wiele firm zleca takie prace zewnętrznym podmiotom, które na określonych warunkach odzyskują dług. Mogą one prowadzić cały proces windykacji od początku do końca, łącznie ze złożeniem pozwu do sądu i wniosku o rozpoczęcie egzekucji do komornika.
Proces windykacji możesz rozpocząć od razu, kiedy minie termin płatności. Problem nieterminowego regulowania zobowiązań jest jednym z kluczowych w przypadku przedsiębiorstw. Jak wynika z badania Skaner MŚP, przeprowadzonego przez Keralla Research dla BIG InfoMonitor w 3. kwartale 2022 roku, aż 50,8% firm miało faktury przeterminowane o ponad 30 dni. W stosunku do poprzedniego odczytu to wynik większy o 7,3 p.p. Najwięcej problemów mają małe i średnie biznesy, szczególnie przedsiębiorstwa handlowe i produkcyjne.
Postępowanie windykacyjne – etapy
Wiesz już, co to znaczy windykacja, a także, że działania możesz zlecić zewnętrznemu podmiotowi albo zajmować się nimi na własną rękę. Przede wszystkim nie czekaj z rozpoczęciem tego procesu. Część przedsiębiorców nie wysyła wezwania do zapłaty mimo opóźnienia, gdyż obawiają się, że ucierpią na tym relacje z klientem i zakończy on współpracę. Jak wynika z badania Rejestru Dłużników BIG InfoMonitor, tylko 1 na 9 firm reaguje na problemy z płatnością. W przypadku 78% z nich rozpoczęcie windykacji nie wpłynęło na pogorszenie kontaktów z klientami. Przed rozpoczęciem windykacji firmy często zgłaszają problemy z terminowym regulowaniem należności do baz dłużników, takich jak BIK. Im dłużej będziesz zwlekać, tym większe ryzyko, że nie odzyskasz należności. Jak przebiega proces windykacji?
Windykacja należności – działania polubowne
Klient przekroczył termin płatności? Zatem przypomnij mu o zapłacie. Bardzo często przedsiębiorca lub jego pracownik po prostu zapomina w natłoku obowiązków o płatności, ale wystarczy o niej wspomnieć. Jeśli zlecasz działania firmie windykacyjnej, to przeważnie skorzysta ona ze wszystkich dostępnych form kontaktu. W przypadku gdy robisz to na własną rękę, postaw na taki kanał komunikacji, z jakiego dotychczas korzystaliście: telefon, e-mail, SMS, komunikator internetowy czy inny. Zdarza się, że firmy nie reagują na e-maile, a wystarczy jeden telefon, aby uzyskać zapłatę.
Jeśli pierwsza próba nie przyniesie efektu, spróbuj kolejny raz tego samego kroku. Jednocześnie napisz, jakie będą konsekwencje, w przypadku gdy nie otrzymasz należności. Gdy te działania nie poskutkują, wyślij oficjalne, pisemne wezwanie do zapłaty.
Ostateczne wezwanie do zapłaty
Przygotuj odpowiedni dokument i wyślij go ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Dzięki temu będziesz mieć poświadczenie, że dążyłeś do odzyskania długu bez wszczęcia postępowania sądowego. Jeśli jednak będziesz musiał wytoczyć proces, jednym z potrzebnych dowodów będzie właśnie potwierdzenie wysłania ostatecznego wezwania do zapłaty.
Taki dokument powinien zawierać dane adresowe dłużnika i Twoje, a także informacje identyfikujące należność – numer faktury, kwoty netto i brutto, termin zapłaty. Określ, ile czasu dajesz dłużnikowi na uregulowanie płatności, np. 14 dni, i co się stanie, jeśli nie wywiąże się on z zobowiązania w terminie. Skuteczne jest poinformowanie, że dodasz dłużnika do baz dłużników.
Jak wynika z badania Skaner MSP, Q4 2020 r., 75% dłużników spłaca dług po negatywnym wpisie w bazach dłużników. Użytkownicy big.pl odzyskali 57% należności, które wprowadzono do rejestru w terminie dwóch lat od tego momentu. Dla wielu zadłużonych ryzyko adnotacji w spisie dłużników jest nie do akceptacji, dlatego po takiej ostrzegawczej wiadomości uregulują zobowiązanie. Możesz wpisać go na listę big.pl dopiero, kiedy minie 30 dni od terminu zapłaty.
Wezwanie może zawierać również informację o konieczności zapłacenia kary przez dłużnika za przeterminowaną płatność. Tej możesz oczekiwać nawet, jeśli opóźnienie wynosi jeden dzień. Jak wynika z art. 10 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, masz prawo uzyskać 40 euro z tytułu nieterminowej spłaty, jeśli wartość należności wynosi do 5 tys. zł, 70 euro, gdy jest to powyżej 5 tys. zł, a nie więcej niż 50 tys. zł, zaś 100 euro, gdy kwota przekracza 50 tys. zł. Do tego dochodzą odsetki za opóźnienie. W przypadku podmiotów publicznych leczniczych wynoszą obecnie 14,75%, a pozostałych – 16,75%.
Windykacja długów – postępowanie sądowe
Jeśli podjęte czynności windykacyjne okażą się nieefektywne, kolejnym krokiem jest postępowanie sądowe. O ile uzyskasz pomyślny wyrok, środki na spłatę zadłużenia może odzyskać komornik z majątku dłużnika. Możesz skierować sprawę do sądu tradycyjnego lub internetowego – EPU (Elektronicznego Postępowania Upominawczego). Rocznie za pośrednictwem EPU rozstrzyganych jest około 250 tys. spraw, a powstało ono głównie po to, aby odciążyć tradycyjne sądy i przyspieszyć podejmowanie decyzji.
Wejdź na stronę e-sad.gov.pl/ i złóż pozew. Musisz dodać informacje o dowodach i opisać sprawę. Najlepiej jeśli na tym etapie poprosisz o pomoc prawnika, gdyż jeśli popełnisz błąd, pozew zostanie odrzucony i stracisz kolejne miesiące. Strony postępowania nie są zobowiązane do pojawienia się w sądzie – są informowane o wyroku.
Jeśli wszystko pójdzie po Twojej myśli, sąd wyda nakaz zapłaty długu z odsetkami i kosztami postępowania. To jednak nie oznacza, że dłużnik uiści płatność. Nawet decyzja sądu może go nie przekonać. Należy również pamiętać, że jeśli dłużnik nie wykazuje dochodów, a jego majątek nie jest wystarczający do pokrycia zadłużenia, komornik może być w stanie wyegzekwować spłaty. Komornik nie może również zabrać całej pensji dłużnika. W polskim porządku prawnym funkcjonuje również kwota wolna od zajęcia komorniczego.
Nadanie klauzuli wykonalności
Kiedy zapadnie wyrok, trzeba mu nadać klauzulę wykonalności – złóż o nią wniosek do sądu. Wtedy będziesz mieć już wszystko, czego potrzebujesz, aby komornik rozpoczął egzekucję. Ma on duże uprawnienia – może m.in. zająć konto dłużnika, jego nieruchomości, ruchomości. Jego celem jest znalezienie środków na pokrycie długu. To jednak nie oznacza, że może pobrać każdą kwotę należącą do dłużnika czy odebrać wszystkie rzeczy, które składają się na jego majątek. Przepisy przewidują ograniczenia.
Tylko w 2021 r. przeprowadzono 7 924 964 sprawy egzekucyjne. Jaka była ich skuteczność? Analizy pokazują, że daleka od oczekiwanych. W 2020 r. komornicy odzyskali 9,248 mld zł, czyli 14,86 proc. sumy długów zgłoszonych do ściągnięcia. Jeśli jednak chcesz zdobyć środki od kogoś, kto ignoruje wszelkie próby ściągnięcia długu, egzekucja komornicza jest ostatnią deską ratunku.
Niektórzy wierzyciele decydują się sprzedać dług firmom, które je odkupują i płacą tylko część kwoty należności wynikającej z dokumentów.
Windykacja – podsumowanie
Wiesz, na czym polega windykacja. Nigdy nie zwlekaj z takimi działaniami, natychmiast informuj klienta o opóźnieniach. Niektóre podmioty mają własny wydział zajmujący się ściąganiem należności i w wielu przypadkach to się sprawdza. Szybka reakcja zmniejsza ryzyko braku zapłaty.